График отпусков: как составить и утвердить без ошибок
Когда утверждать?
График на следующий год нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Для графика на 2027 год крайняя дата - 17 декабря 2026 года . Начинать сбор данных лучше заранее - в октябре-ноябре, чтобы успеть согласовать все нюансы.
Кого включать в график?
Всех сотрудников, числящихся в штате на дату составления графика, включая тех, кто отдыхал больше положенного или ещё не заработал отпуск. Если компания создана не в начале года, график всё равно нужен.
Учёт пожеланий и льготников
Перед составлением проекта соберите пожелания сотрудников по датам. Отдельно выделите категории с преимущественным правом на отпуск в удобное время:
- один из родителей (опекун, попечитель, приёмный родитель), который воспитывает ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- работник, у которого трое и более детей в возрасте до 18 лет - но это право действует до того момента, пока младшему из детей не исполнится 14 лет (или пока одному из старших не исполнится 18) (ст. 262.2 ТК РФ);
- работник в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- работник, усыновивший ребёнка (детей) в возрасте до трёх месяцев;
- женщина - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребёнком;
- муж в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- работник, пострадавший в результате радиационных аварий или катастроф;
- супруг военнослужащего;
- супруг или супруга ветерана боевых действий;
- работник, награждённый нагрудным знаком «Почётный донор России»; - работник, удостоенный высшего звания или награждённый государственными орденами высшей степени;
- работник, который ранее был отозван из отпуска.
Даже если льготник указал даты в графике, он сохраняет право уйти в отпуск вне графика по согласованию с работодателем.
Что обязательно указать?
конкретную дату начала отпуска (не просто месяц);
количество календарных дней;
при разделении отпуска на части - одна из них должна быть не менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ);-
неиспользованные дни за прошлые годы - включить отдельной строкой или отметить в примечании.
Согласование и утверждение
Если в организации есть профсоюз, проект графика нужно согласовать с ним - на выдачу мотивированного мнения у профсоюза есть 5 рабочих дней . Утверждает график руководитель организации своим приказом.
Ознакомление сотрудников
Закон прямо не требует собирать подписи об ознакомлении, но на практике это защищает от споров. О времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее, чем за две недели до его начала . Как правило, это оформляется либо письменным уведомлением работодателя с подписью работника о его получении, либо путём издания приказа об отпуске с письменным ознакомлением с ним работника не менее чем за 2 недели до начала отпуска.